Тайм-менеджмент: прості способи управління часом

У кожного з нас час від часу виникає бажання додати ще хоч декілька годин в добу для того, щоб встигнути виконати все задумане. У реаліях сучасності правильне та грамотне володіння часом є обов’язковим вмінням для різних фахівців, а особливо для студентів. Щоб уберегти себе від можливих стресів та хронічної втоми, необхідно опанувати навички ефективного тайм-менеджменту.

Це техніка раціонального розподілу часу для продуктивного виконання всіх поточних завдань. На думку Маргарет Мелоні, професорки Каліфорнійського університету й викладачки курсу з тайм-менеджменту, «оволодіння майстерністю управління часом дозволить вам розпоряджатись ним так, щоб отримати те, чого ви хочете від вашого життя».

Існує кілька шляхів ефективного планування свого часу. Протестувавши їх, ви зможете обрати для себе найдієвіші та адаптувати під свій стиль і ритм життя.

По-перше, під час планування варто визначити пріоритетність завдань. Робота може бути продуктивною та непродуктивною, тобто такою, що через надмірну завантаженість не веде до досягнення цілей. Такі завдання не варто ставити на перші позиції. Для виконання завдань, які становлять зміст продуктивної роботи, корисно буде побудувати план, упорядкувавши їх за такими характеристиками:

1. пріоритет;
2. назва завдання;
3. початкова та кінцева дата виконання (дедлайн);
4. опис кроків, які потрібно зробити для виконання цього завдання;
5. час, потрібний для виконання (скільки приблизно часу необхідно для виконання конкретної задачі з’ясується з практикою).

Такий простий план допоможе зорієнтуватись у тому, що та коли потрібно зробити, і не витрачати дорогоцінний час на різні дрібниці. Якщо завдання велике за обсягом, його можна розділити на декілька невеликих частин, це допоможе його легше виконати.

По-друге, поточні справи можна розділити за категоріями:

1. «Зроби це» – завдання, на виконання яких необхідно менше 5 хвилин;
2. «Дія» – завдання, на виконання яких необхідно більше 5 хвилин;
3. «Очікування» – нетермінові завдання, які можна виконати впродовж декількох днів;
4. «Важливе, але не термінове» – завдання, виконання якого необхідно запланувати з визначенням чітких дедлайнів.

Упорядкувавши так щоденні завдання, ви зможете побудувати оптимальну стратегію для досягнення своїх цілей.

У тайм-менеджменті важливо усунути фактори, які перешкоджають виконанню запланованих завдань. Одним із факторів, які нині дуже часто відволікають нас від роботи, є соціальні мережі та електронна пошта. Ми переглядаємо вхідні повідомлення та стрічку новин, інколи втрачаючи відчуття часу. Кілька хвилин, а часом і годин можуть непомітно промайнути за читанням різноманітних постів. Дуже важливо контролювати цей процес, щоб випадково не змарнувати цілого дня. Варто встановити спеціальний час, для того щоб опрацьовувати електронні листи й не відволікатись на кожне вхідне повідомлення. Якщо цього не зробити, ваша увага розсіюватиметься, і вам потрібно буде повертатись назад, щоб продовжити виконувати завдання, шукаючи на чому ви зупинились.

Ще одним важливим аспектом в ефективному тайм-менеджменті є дотримання балансу між роботою та відпочинком. Заганяючи себе у жорсткі часові межі, ви швидко виснажитесь, і, найімовірніше, все рівно не встигатимете виконувати всі заплановані завдання. Через те виконання найбільш складних завдань плануйте на той час, коли ви найбільш продуктивні, обов’язково залишаючи собі час для відпочинку та відновлення сил. Це дозволить вам довше підтримувати ефективну працездатність.

Знаючи ці нескладні правила, ви зможете виконувати необхідні завдання у потрібний термін з мінімальними зусиллями. І при цьому не забувати про якісний сон, відпочинок, особисте життя та спілкування з друзями. Пам’ятайте, що тайм-менеджмент – це не чергове непосильне завдання, це ефективна методика досягнення рівноваги між роботою та відпочинком.

Авторка – Віталіна Кравченко,
студентка 2 курсу магістратури “Медіакомунікації”

Коментарі: